STRUKTUR ORGANISASI

Untuk bisa  mencapai hasil collection seperti yang diharapkan, maka peranan sdm yang terlibat dalam jajaran collection itu sendiri harus benar-benar bisa diandalkan, dan struktur organisasi collection harus dibuat dinamis agar sewaktu-waktu dapat dirubah dan disesuaikan dengan situasi yang berkembang.

Struktur organisasi collection biasanya terbagi atas struktur kantor cabang dan kantor pusat sebagai berikut :

-Kantor Pusat:

§  Direktur

§  Area/Regional Collection Manager

-Kantor Cabang :

§  Collection Head

§  Remedial Staff

§  Kolektor

§  Desk kolektor

Masing-masing jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi collection mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas yang saling mendukung satu dengan lainnya.

a.Collection Head

           

Tanggung jawab:

v  Menjalankan kegiatan operasional collection cabang agar berjalan dengan baik dan sesuai dengan Standart Operational Procedure (SOP).

v  Merealisasikan pencapaian target collection cabang

Tugas-tugas:

o   Mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas Remedial dan Kolektor

o   Membuat rencana kerja tim collection per bulan yang berorientasi kepada pencapaian target collection.

o   Merencanakan dan melaksanakan strategy penyelesaian piutang bermasalah.

o   Mengontrol hasil kerja serta disiplin kerja anak buah secara rutin.

o   Membantu pekerjaan anak buah di lapangan.

o   Memberikan bimbingan, pelatihan dan motivasi kepada remedial dan kolektor.

o Membuat laporan bulanan collection dan mempertanggungjawabkannya kepada management kantor pusat.

o Memberikan masukan kepada management pusat jika dianggap perlu adanya suatu perubahan kebijakan yang harus disesuaikan dengan kondisi yang berkembang.

o   Melakukan evaluasi terhadap kinerja anak buah.

o   Membina hubungan baik dengan aparat serta tokoh-tokoh masyarakat setempat.

 b.Remedial Staff

Tanggung jawab :

v  Menyelesaikan piutang bermasalah dengan cara-cara yang persuasive.

v  Menahan laju over due ketingkat yang lebih tinggi (bad debt)

v  Menjaga nama baik perusahaan

 Tugas-tugas:

o   Melakukan kunjungan penagihan ke rumah konsumen yang dianggap bermasalah.

o   Mengupayakan pemulihan pembayaran angsuran konsumen agar kembali lancar.

o   Melacak keberadaan konsumen atau barang jaminan apabila sudah tidak berada lagi di alamat yang tertera pada aplikasi/PK.

o   Membuat kesepakatan yang pasti dengan konsumen akan kelancaran pembayaran angsuran berikutnya, dengan menandatangani surat pernyataan.

o   Menarik barang jaminan dari tangan konsumen atau dari tangan pihak ketiga lainnya jika tidak ada kepastian mengenai pembayaran tunggakan atau jika barang tersebut sudah dipindahtangankan.

o   Menyerahkan barang tarikan dengan utuh (sesuai kondisi pada saat ditarik)  kepada petugas terkait dalam tempo kuramg dari 24 jam.

o   Menjalin hubungan baik dengan pihak aparat serta tokoh-tokoh masyarakat setempat.

            c.Kolektor

            Tanggung jawab :

v  Mewujudkan  pencapaian target collection yang ditugaskan kepadanya.

v  Membendung laju over due ke tingkat yang lebih tinggi

v  Menjaga nama baik perusahaan

Tugas-tugas :

o Melakukan kunjungan penagihan ke rumah konsumen yang minta ditagih ke rumah secara tepat waktu atau ke rumah konsumen yang telah menunggak 2 hari atau lebih.

o   Menyetorkan hasil tagihan ke kasir sesegera mungkin.

o Melakukan pembinaan kepada konsumen dengan menyampaikan informasi-informasi yang positif tentang hak dan kewajiban konsumen.

o Memonitor keberadaan barang jaminan apakah masih ditangan konsumen atau sudah dipindahtangankan ke pihak ketiga.

o   Melakukan penyelamatan terhadap asset perusahaan (barang jaminan) apabila melihat gejala yang tidak benar pada konsumen.

o   Memonitor perubahan kondisi sosial ekonomi konsumen, dan melaporkannya kepada atasan apabila  konsumen pindah rumah atau pekerjaan.

o   Memberikan surat peringatan kepada konsumen yang menunggak.

o   Membuat kronologis konsumen bermasalah dan menyerahkannya kepada atasan.

 

d.Desk Kolektor

Tanggung jawab :

v  Memonitor dan menampilkan data  konsumen berdasarkan tanggal jatuh tempo.

v  Mengigatkan konsumen supaya bayar tepat waktu.

Tugas-tugas :

o   Mencetak daftar konsumen yang akan jatuh tempo 5 hari kedepan.

o   Melakukan call kepada konsumen untuk menghimbau agar membayar tepat waktu.

o   Menyampaikan himbauan melalui SMS

o Mencatat nama konsumen yang minta ditagih ke rumah dan menyerahkannya kepada Collection Head, untuk selanjutnya dimasukkan dalam jadwal kunjungan kolektor.

Sifat-sifat yang harus dimiliki oleh Tim Collection (Khususnya Kolektor dan Remedial):

§  Rajin                                                   

§  Berani                                                             

§  Pantang menyerah

§  Bekerja secara tuntas

§  Percaya diri

§  Jujur/bisa dipercaya

§  Ramah dan sopan

§  Sabar dan tenang tapi tegas

§  Integritas yang tinggi

§  Penuh inisiatif

§  Disiplin

Keterampilan Khusus yang harus dimiliki oleh Tim Collection :

§  Kemampuan menganalisa dan mengenali karakteristik konsumen

§  Kemampuan berkomunikasi dan diplomasi untuk memenangkan negosiasi.

§  Kecerdasan dalam mengatur strategy untuk mencapai target