MENGELOLA COLLECTION

Tujuannya adalah untuk mengendalikan AR agar over due, bad debt dan unit tarikan berada dalam batas yang wajar.

a.Account Receivable (AR) Policy

-          Area sales coverage                       : maks. 30 km dari kantor

-          Cara bayar konsumen                     : kantor, transfer, tagih

-          Denda, penalty, ongkos tagih         : 0,5 %, 5 % dan Rp.5000,-

-          Tanggung jawab Ao/surveyor          : sampai lunas, bd/trk angs < 7 kena sangsi

-          Tanggung jawab tim komite            : maks bd 2 % per tahun

-          Kategori bad debt                           : od > 90 hari

-          Write Off                                           : kebijakan direksi

b.Collection Policy

-          Target coll akhir bulan/tahun        • Current       : Min 90,0 %

  • 1-30            : 5,0 %

  • 31-60          : 1,5 %

  • 61-90          : 0,5 %

  • 90 up           : <3 %

-          Allowance for write off                      : 2 % dari total lending satu tahun

-          Allowance for repossessed  loss    : 1 % dari total lending satu tahun

-          Status titip unit tarikan                     : 7 hari kerja

c.Collection Strategy

Desk coll/Adm coll/CMO :

-          New booking                                  : print data per Ao/surveyor

-          SMS remainder by Ao                  : 5 hari sebelum j.tempo

-          Telecall by desk coll                      : 3 hari sebelum j.tempo

Field Coll :

-          Area mapping                                : pembagian area, pembagian target yang merata

-          Target kolektor/remedial               : dimonitor dan direview secara rutin

-          Visit Ao                                           : new booking setelah j.tempo (H + 3)

-          Visit field coll                                  : target setelah H+3 kecuali request

-          Surat peringatan                            : SP1=7 hari od, SP2=14 hari od, Trk > 25 hari od

-          Surat panggilan                              : konsumen obral janji atau motor tdk jelas adanya

-          Remedial                                        : od > 30 hari

-          Eksternal                                         : od 90 up atau jika masalah dianggap cukup berat

d.Membangun Team yang kuat

Ciri-ciri team yang kuat adalah : kompak, peduli, berorientasi pada pencapaian target collection, mempunyai sense of belonging, saling berbagi pengalaman.

Untuk membangun team yang kuat diperlukan hal-hal sbb :

-          Jumlah sdm yang memadai

-          Memiliki standar kualifikasi yang memadai

-          Pola pikir yang sejalan (mind set yang sama)

-          Tantangan dan benefit yang menarik

-          Training, pelatihan dan bimbingan secara kontinyu

-          Tingkat  kecerdasan emosional yang cukup baik

Ciri kolektor yang berkualitas :

Rajin, jujur, pantang menyerah, berorientasi pada pencapaian target, berani, cerdas, taktis dan diplomatis, tegas tapi tidak kasar.

e.Monitoring/Controlling dan Action

Monitor dan control terhadap AR harus diakukan setiap hari secara intensif dan action harus dilakukan dengan cepat agar permasalahan tidak makin sulit dan menumpuk.

-          New booking (ang 1 - 3)              : print data, follow up by cmo

-          First Installment Default (3 hr)     : cek kendaraan, konfirmasi ulang hak & kewajiban

-          OD 1 – 30                                     : action secara intensif, jgn sampai mendekati 2 kwt

-          OD 30 – 90                                   : kerjakan dengan skala prioritas, cepat dan tentukan

   mana  yang hrs ditarik atau yang perlu dijaga ketat,

   ditahan agar jangan sampai flow ke 90 up

-          OD > 90                                        : diupayakan segera penyelesaian agar persentase

  bad debt tidak lebih dari 3 % (akumulasi)

Bandingkan hasil harian atau bulanan yang dicapai oleh masing-masing sdm saat ini terhadap bulan sebelumnya atau beberapa bulan sebelumnya dan analisa letak kelemahan dan kekuatannya.