Kiat Meningkatkan Penjualan yang Efektif dan Bernilai Tambah

Setiap tahun menjelang pengujung tahun, yaitu di kuartal IV, para pemimpin perusahaan melakukan ritual pertemuan rutin untuk menyusun program kerja tahun berikutnya. Kegiatan ini biasa disebut sebagai “rapat tahunan” (annual meeting), rapat kerja (raker), atau rapat koordinasi (rakor). Banyak anggaran telah dicadangkan, banyak tenaga terpusatkan ke kegiatan tersebut, tidak sedikit biaya dikeluarkan. Namun setelah dievaluasi, ternyata efektivitas kegiatan itu tak seimbang dengan usaha-usaha yang dikeluarkan.

Tentu banyak sekali penyebabnya. Tidak lain dan tidak bukan penyebab utamanya adalah tidak adanya desain dan metode, serta arahan yang benar dan rinci bagaimana melaksanakan rapat dengan efektif, baik, dan bernilai tambah. Diperlukan sekurangnya sembilan kiat dalam pelaksanaan rapat penjualan yang baik. Dalam tulisan kali ini dibahas dulu mengenai lima kiat dalam pelaksanaan rapat penjualan yang efektif dan bernilai tambah.

Pertama, harus memiliki tujuan yang jelas. Hal ini perlu disampaikan pada awal korespondensi dengan peserta di masa persiapan/pra rapat, dan dilakukan pengulangan saat rapat penjualan dimulai. Adapun hal-hal yang perlu diinformasikan terkait tujuan dari raker mencakup lima hal penting, yaitu (1) Memecahkan masalah baik berkaitan dengan operasional penjualan maupun pendukung penjualan; (2) Menyampaikan informasi untuk hal-hal yang berkaitan dengan pencapaian sasaran perusahaan; (3) Forum demokrasi untuk mengungkapkan pendapat; (4) Alat koordinasi baik untuk interaksi secara vertikal maupun horizontal; (5) Sarana bernegosiasi untuk mencari kesepakatan.

Kedua, bahan rapat penjualan. Ada tiga hal yang diperlukan untuk rapat penjualan, yaitu agenda dan susunan rapat secara rinci; bahan/materi/isu yang akan dibahas dalam rapat penjualan tersebut; dan notula setiap sesi untuk mencatat keputusan-keputusan yang sudah diambil, juga kesimpulan-kesimpulan hasil rapat penjualan setiap presentasi yang dilaksanakan.

Ketiga, memenuhi persyaratan rapat penjualan yang baik. Agar rapat penjualan berjalan lancar, kondusif, serta mencapai sasaran secara optimal, maka diperlukan hal-hal berikut ini. (1) Suasana harus terbuka; (2) Tidak terjadi monopoli pembicaraan; (3) Diusahakan terjadi partisipasi peserta aktif; (4) Adanya peran pemimpin untuk membimbing dan mengawasi; (5) Bilamana terjadi perbedaan pendapat harus didasarkan argumentasi, bukannya emosi; (6) Pernyataan ataupun pertanyaan hendaknya disampaikan secara singkat dan jelas, sementara yang sering kita langgar adalah tidak disiplinnya waktu. Hal inilah juga yang perlu mendapat perhatian.

Keempat. Menentukan jenis dan format rapat penjualan. Karena rapat penjualan memiliki fungsi dan tujuan peserta yang beragam, agar dapat berjalan dengan baik maka jenis-jenis rapat dapat disesuaikan dengan manfaat yang ingin dicapai. Adapun jenis-jenis rapat meliputi rapat pleno, rapat divisi/komisi, rapat resmi, rapat tidak resmi, rapat terbuka, rapat tertutup, diskusi kelompok, dan sebagainya.

Kelima, fungsi dari peserta rapat tim penjualan. Karena mengharapkan peran peserta dan penyelenggara rapat mendapatkan hasil terbaik, maka perlu disampaikan fungsi peserta. Para peserta dapat memiliki fungsi yang sangat strategis, yaitu sebagai penyumbang data, penyumbang gagasan, perumus kesimpulan, penerima hasil keputusan rapat, dan sebagai pembantu pimpinan.